Viele Unternehmen möchten gute Leistungen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter belohnen. Das aber richtig zu machen, ist gar nicht so einfach, wie man denkt. Was an den „Klassikern“ Dienstwagen und Gehaltserhöhung durchaus problematisch ist und wie man es besser machen kann, so dass mit weniger finanziellem Aufwand mehr „Belohnungswirkung“ bei den Mitarbeitenden ankommt, das zeigen wir hier.

„Wenn das Sparschwein Urlaub hat…“ …warum „mehr Geld“ für Arbeitnehmer und für Arbeitgeber nicht immer das ist, was auch am besten als Belohnung wirkt – und welche Alternativen es gibt.

Mitarbeiter belohnen – heute wichtiger denn je.

Mitarbeiterbindung – in Zeiten des Fachkräftemangels ein Thema, das die Verantwortlichen in den Unternehmen stets beschäftigt. Ein Mittel, um sich das Wohlwollen und die Loyalität der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu sichern, sind sicher Belohnungen und Incentives.

Jemanden für gute Leistungen belohnen – eine ganz einfache Sache. Oder etwa doch nicht?

Die häufigsten Fehler beim Mitarbeiter belohnen

Leider kann man einiges falsch machen, wenn man Mitarbeiter belohnen will. Die zwei häufigsten Fehler:

• 1. Man belohnt an den Interessen und Bedürfnissen der Mitarbeiter vorbei.
  Ein schicker Dienstwagen – sieht gut aus, aber ist es auch das, was dem Mitarbeiter wirklich gefällt? Kann er ihn wirklich gut nutzen? Ist es das, was ihn motiviert? Im schlimmsten Fall geht man von falschen Voraussetzungen aus und erzielt dann eine geringe oder sogar enie negative Belohnungswirkung.
• 2. Man wählt zwar die richtige Belohnung, aber nur ein Bruchteil dessen, was das Unternehmen aufwenden muss, kommt auch bei den Mitarbeitern an.
  Das gilt insbesondere für Lohnerhöhungen. Hier wird das Mehr an Bruttogehalt durch Steuern und Abgaben geschmälert und das, was netto noch bei den Mitarbeitern ankommt, ist deutlich weniger als das, was das Unternehmen ausgeben muss.
  Im Extremfall kann eine Lohnerhöhung sogar per Saldo eine negative finanzielle Wirkung für den Mitarbeiter haben, wenn sich für diesen durch die Lohnerhöhung der Steuersatz erhöht – das Problem der Steuerprogression. Dann würde von der Lohnerhöhung nur der Staat profitieren und sonst niemand.
  Auch andere Ausgaben und finanziellen Belastungen könnten durch eine Lohnerhöhung zunehmen. Kitabeiträge zum Beispiel werden in der Regel gestaffelt nach dem Einkommen der Eltern festgesetzt. Und wenn man eine gewisse Gehaltsgrenze überschreitet, dann steigen die Beiträge.

Der Effekt ist, dass man unnötig Geld „verbrennt“ oder zumindest mit den eingesetzten finanziellen Mitteln nicht die gewünschte, optimale Belohnungswirkung erzielt. Eine „lose-lose“-Situation für Mitarbeiter und Unternehmen.

Symbolbild: Viel Geld – wenig Wirkung.

Mitarbeiter belohnen: So kann man es besser machen

Zunächst einmal zu alternativen Möglichkeiten, Mitarbeitern einen materiellen Mehrwert zu bieten:

1. Förderung von Gesundheitsmaßnahmen

Viele betriebliche Gesundheitsmaßnahmen, aber auch Kosten für Sportkurse oder den Besuch eines Fitnessstudios können gefördert werden. Wenn der Arbeitnehmer einen Teil der Kosten übernimmt, dann kann er dies in einer Höhe von 500,- EUR pro Jahr tun, ohne Steuern oder Sozialabgaben zahlen zu müssen. Dies gilt für alle Maßnahmen und Präventionsprogramme, die der Verbesserung oder Erhaltung des eigenen Gesundheitszustandes dienen.

2. Unterstützung bei der Kinderbetreuung und der Pflege; Übernahme von Kindergartenbeiträgen

Unternehmen können die Kinder­gartenbeiträge ihrer Angestellten übernehmen, ohne dass diese dieses zusätzlich zum Lohn gezahlte Geld versteuern müssen. Und da die Beiträge für die Betreuung in der Krippe, im Kinder­garten oder in der Kita und für die Verpflegung der Kinder sehr teuer sein können, ist dieser steuerfreie „Zusatzlohn“ für Eltern sehr attraktiv.

Ähnlich angelegt, allerdings nur für kurzzeitige „Notsituationen“ vorgesehen ist die Möglichkeit, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter unterstützen, indem sie Kosten für Babysitter oder, wenn die Mitarbeiter pflegebedürftige Angehörige versorgen, für die Pflegekräfte, in den Fällen übernehmen, in denen die Mitarbeiter kurzfristig bei der Arbeit benötigt werden, beispielsweise, weil eine wichtige Messe ansteht und ein Kollege ausgefallen ist. Bis zu 600 Euro pro Jahr und Mitarbeiter darf das Unternehmen steuerfrei für Dienst­leister wie Pflegekräfte oder Babysitter bezahlen, die dann Kinder unter 14 Jahren oder pflegebedürftige Angehörige kurz­fristig betreuen.

3. Arbeitsmittel, Technik

Technische Geräte, die für die Arbeit, aber auch privat genutzt werden können, wie zum Beispiel Laptops oder Mobiltelefone werden steuerlich ebenfalls günstiger behandelt als der Monatsarbeitslohn. Das Unternehmen zahlt auf solche Anschaffungen pauschal 25% Steuern, für die Arbeitnehmer sind sie steuerfrei.

4. Mobilität fördern: Dienstwagen, Dienstfahrrad, Fahrtkostenzuschuss, Bahn Card

Die meisten Möglichkeiten, den eigenen Mitarbeiter*innen etwas Gutes zu tun und dabei Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu sparen gibt es im Bereich Mobilität:

4.1: Fahrtkostenzuschuss und Jobticket

Günstig für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind auch Zuschüsse für die täglich anfallenden Fahrten ins Büro. Der Arbeitgeber kann so die Fahrten der Mitarbeitenden mit dem privaten PKW mit 30 Cent pro Kilometer steuerfrei bezuschussen.

Benutzt der Mitarbeiter öffentliche Verkehrsmittel, kann der Arbeitgeber auch diese Kosten übernehmen bzw. bezuschussen. Für den Arbeitnehmer ist diese Form des Arbeitslohns ebenfalls steuerfrei, der Arbeitgeber zahlt pauschal 15% Steuern auf diese Beträge und kommt somit günstiger weg als wenn Steuern und Abgaben auf den Arbeitslohn zu zahlen sind.

Außerdem kann der Arbeitgeber Monats- oder Jahreskarten der Verkehrsunternehmen für die Mitarbeiter*innen erwerben und diese unentgeltlich oder verbilligt an diese weitergeben. Auch das ist steuerfrei.

4.2 Bahncard

Unternehmen können den Mitarbeitenden eine Bahncard für die private Nutzung überlassen. Das ist dann rechtens, wenn die Bahncard für dienstliche Fahrten zum Einsatz kommt und wenn dadurch der Nutzen, der durch geringere Kosten für die Dienstreisen mit der Bahn entsteht, die Kosten für die Anschaffung der Bahncard übersteigt.
Ist das erfüllt, dann darf der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dieselbe Bahncard auch für private Fahren steuerfrei nutzen.

4.3 Dienstwagen und Jobfahrrad

Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Die Überlassung des Dienstwagens für die rein berufliche Nutzung ist steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Wenn der Dienstwagen auch privat genutzt wird, dann muss entweder ein Fahrtenbuch geführt werden, um zu dokumentieren, wie groß der private und wie groß der dienstliche Anteil der Dienstwagennutzung ist. Oder aber die Mitarbeitenden müssen ihren geldwerten Vorteil monatlich mit einem Prozent des Bruttolistenpreises des Dienstwagens (bei Elektroautos wird´s unter Umständen etwas günstiger – dann fallen nur 0,5 Prozent des Bruttolistenpreises angesetzt werden) versteuern.
• Bei JobRad als Gehaltsextra trägt der Arbeitgeber die kompletten Kosten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn. Seit dem 1. Januar 2019 sind diese Jobräder für Mitarbeiter steuerfrei (der geldwerte Vorteil ist nicht zu versteuern).

5. Fortbildungen

Unternehmen können Fortbildungen und Weiterbildungsmaßnahmen sponsern. Diese sind komplett steuer- und abgabenfrei – vorausgesetzt, sie haben Bezug zur Arbeit der Mitarbeitenden und führen dann dazu, dass die Mitarbeitenden besser oder vielfältiger einsatzbar sind.

6. Finanzielle Unterstützung, Darlehen

Manchmal braucht man für unvorhergesehen mehr Geld als man noch in Reserve hat, etwa wenn das Auto kaputt ist und ein neues angeschafft werden muss. Oder das Konto ist öfter in den Miesen und man muss hohe Dispozinsen bezahlen. Eine kostengünstigere Alternative zum Bankkredit kann dann ein Arbeitgeberdarlehen sein. Der Arbeitgeber kann Mitarbeitern zinsgünstig oder sogar zinsfrei bis zu 2.600 Euro leihen, ohne dass dabei Steuern oder sonstige Beiträge fällig werden. Erst bei höheren Darlehen werden in einem gewissen Umfang Steuern auf die Differenz von marktüblichem Zins und effektiv gezahlten Zins fällig.

Zusammengefasst: Materielle Vorteile für die Mitarbeiter*innen

Mobilität, Weiterbildung, Mitarbeitergesundheit und Unterstützung bei familiären und bei finanziellen Notsituationen – der Staat fördert und begünstigt also Dinge, von denen die Mitarbeitenden, die Arbeitgeber und insgesamt gesehen auch die Gesellschaft profitieren.

Die genannten Leistungen sind also gute Alternativen zu einer Erhöhung des Bruttoarbeitslohns und somit finanziell und auch von der Motivationswirkung her vorteilhafter.

Es gibt aber noch weitere Aspekte, die zu beachten sind, um die Mitarbeiter*innen wirklich richtig zu belohnen und damit die maximale Belohnungswirkung zu erzielen.

Unerlässlich, um Mitarbeiter richtig zu belohnen: Die Motivation der Mitarbeiter kennen:

Denn manchmal ist der gesamte Bereich der geldwerten Vorteile und der materiellen Anreize gar nicht der, der auf der persönlichen Prioritätenliste der Mitarbeitenden ganz oben steht. Wenn Vorgesetzte dies vermuten, dann kann das falsch sein, manchmal schließen diese vielleicht zu schnell von sich auf andere.

Wie aber kann man herausfinden, ob materielle Anreize die größte Motivationswirkung entfalten, oder ob nicht andere Dinge in Sachen Motivation eine viel größere Rolle spielen?

Eine Möglichkeit, genau dies zu tun, bieten die Analyseverfahren von DNLA – Discovering Natural Latent Abilities, konkret die Analyse DNLA ESK – Erfolgsprofil Soziale Kompetenz.

Abbildung: Ausschnitt aus einer Teilnehmerauswertung DNLA ESK – Erfolgsprofil Soziale Kompetenz.
Auffallend hier ist, dass der Faktor „Motivation“ (gemessen wird hier die intrinsische Motivation) sehr stark ausgeprägt ist, der Faktor „Statusmotivation“ (bei dem es um verschiedene Arten von materiellen und extrinsischen Anreizen geht) jedoch deutlich geringer und auch unter dem Durchschnitt der erfolgreichsten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dieser Berufsgruppe.

Was aber, wenn – wie hier – extrinsische Anreize viel weniger wichtig für eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter sind, verglichen mit den Dingen, die die intrinsische Motivation befeuern?

Werfen wir also noch einen genaueren Blick auf diesen Bereich:

Wertschätzung, sinnvolle Aufgaben und mehr – Elemente der intrinsischen Motivation.

Damit wir uns nicht falsch verstehen: Eine ausreichende und faire Bezahlung ist immer wichtig. Die Dinge, die wir hier gerade diskutiert haben, gehören ja in den Bereich zusätzlicher materieller Leistungen über diesen ohnehin selbstverständlich notwendigen Rahmen hinaus.

Und genau dieses über das normale Maß hinausgehende muss nicht unbedingt materieller Art sein.
Andere Dinge können für die einzelne Mitarbeiterin oder den einzelnen Mitarbeiter unter Umständen wichtiger sein und daher für sie eine individuell größere Belohnungswirkung entfalten.
Dies könnten zum Beispiel sein:

• Berufliche Perspektiven, Aufstiegschancen. Diese könnten zum Beispiel greifbar werden dadurch, dass die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter in ein internes Talent Management Programm aufgenommen wird.
• Flexible Arbeitszeiten, flexible Arbeitsformen, Flexibilität des Arbeitsortes. Auch Flexibilität, Vertrauensarbeitszeit, unkomplizierte Home-Office-Regelungen und überhaupt jegliche Form von Entscheidungsfreiheit und Mitbestimmung werden heute von sehr vielen Mitarbeitenden sehr geschätzt und können gerade angesichts familiärer Verpflichtungen „Gold wert“ sein.
• Mitbestimmung bei den Arbeitsinhalten, eigene Projekte: Wer vermehrt über die eigenen Arbeitsinhalte mitbestimmen kann, wird dies nicht nur als Signal der Wertschätzung und als Vertrauensbeweis erleben, sondern auch als echte Belohnung empfinden: Wenn man sich verstärkt die Arbeitsinhalte und Projekte aussuchen kann, an denen man am meisten Spaß hat, dann stärkt das die Motivation und die innere Bindung.

Fazit: So belohnen Sie richtig

Man sieht: Das Thema „Mitarbeiter belohnen“ ist komplexer als es auf den ersten Blick erscheint. Es lohnt sich, über die Ausprägung und Stärke der extrinsischen Motivation und der intrinsischen Motivation Bescheid zu wissen und auch mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in einen Dialog zu treten: Was genau ist für Sie ein greifbarer Mehrwert? Was stellt einen wirklichen Anreiz, eine Belohnung dar und was nicht? Wenn man sich diese Mühe macht, dann wird man mit wenig viel erreichen:
Ein wenig Zeit, ein wenig Aufmerksamkeit und Orientierung an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden, dazu dann die Dinge, die von jemandem wirklich als Belohnung und als Signal der Wertschätzung empfunden werden – mehr braucht es gar nicht und man wird das, was man hier investiert hat in Form von Loyalität und guter Leistung zurückgezahlt bekommen.