Wie und wann funktioniert die 4-Tage-Woche? Welche positiven Effekte hat sie? Und wie muss das Umfeld aussehen, damit diese Effekte auch wirklich eintreten? Wir haben jemanden gefragt, der es wissen muss.

4-Tage-Woche auf dem Vormarsch: Die positiven Effekte

Egal ob in Island, in England, Irland und den USA, in Australien oder in Spanien: Die Idee der 4-Tage-Woche findet immer weitere Verbreitung. Und wenn man die Forschungsergebnisse dazu ansieht (siehe hier, hier und hier), dann versteht man auch, warum:

• Insgesamt weniger Stress durch die gewonnenen freien Zeitfenster. Mehr Zeit für die Dinge, die einem wichtig sind.
• Gleichbleibende Produktivität (bzw. höhere Produktivität, da der gleiche Output in weniger Zeit erreicht wird).
• Besseres Arbeitsklima.
• Bessere Work-Life-Balance, mehr Flexibilität und bessere Möglichkeiten, mit besonderen Herausforderungen und Situationen (z.B. Kinderbetreuung, Pflege von Angehörigen) umzugehen.

Elemente, die zum Gelingen der 4-Tage-Woche beitragen

Weniger Zeitaufwand, gleiche Leistung, jede Menge positiver Effekte? Das klingt ein bisschen nach „1+1=3“, oder? Diese Gleichung geht aber dennoch auf. Das zeigen ja die Unternehmen, die die 4-Tage-Woche oder eine Arbeitszeitverkürzung der Regelarbeitszeit um durchschnittlich 4 – 5 Stunden pro Woche eingeführt haben.

Dies liegt an Effizienzsteigerungen, die sich zum Beispiel durch den Verzicht auf viele unnötige Meetings ergeben. Auch geeignete Systeme und Tools helfen, produktiver zu werden und unnötige, unproduktiv verbrachte Arbeitszeit einzusparen.

Soft Skills als Erfolgsfaktor für das Gelingen von neuen Arbeitsformen

Ein weiterer Faktor ist aber von entscheidender Bedeutung: Weiche Erfolgsfaktoren – „Soft Skills“!

Wenn wir die Arbeit anders organisieren als vor 50 Jahren, dann benötigen wir dazu nicht nur eine effiziente Organisation, geeignete Strukturen, Systeme und Tools. Auch individuell müssen Führungskräfte und Mitarbeitende bestimmte Qualitäten mitbringen, damit der Effizienzgewinn auch wirklich eintritt und die 4-Tage-Woche funktioniert.

Zu diesen Qualitäten aus dem Bereich der Soft Skills gehören beispielsweise

• Eigenverantwortlichkeit, eigenverantwortliches Handeln.
• (Eigen-)Motivation.
• Selbstvertrauen, Zutrauen in die eigenen Fähigkeiten.
• Systematik; strukturiertes, diszipliniertes Arbeiten.
• Eigeninitiative.
• Flexibilität.
• Selbstsicherheit, keine Angst, nicht gut genug zu sein oder etwas falsch zu machen.

Dies ist keine abschließende Liste, aber diese Beispiele zeigen schon, dass die neuen Freiheiten, die eine Arbeitsform wie die 4-Tage-Woche mit sich bringt, auch (Selbst-)verantwortung, eine gewisse Disziplin und auch eine bestimmtes Maß an Bindung zum Unternehmen und zu den eigenen Aufgaben erfordert.

Wenn diese gut ausgeprägt sind, dann wird jedem und jeder die Umstellung auf eine 4-Tage-Woche leichter fallen und auch für die Zusammenarbeit im Team werden diese Skills benötigt.

Die hier beschriebenen Qualitäten sind übrigens auch für andere neue Arbeitsformen wie agiles Arbeiten und remote work von Bedeutung (siehe zum Beispiel „Faktor Mensch“ – Damit agile Organisationsformen erfolgreich werden“ oder „In 3 Schritten Agilitätskompetenz aufbauen„).

Das Schöne ist, dass wir alle diese Potenziale und Qualitäten in uns tragen, da diese „Natural Abilities“ uns quasi in die Wiege gelegt sind. Was noch besser ist: Wenn, zum Beispiel, die Motivation oder das Selbstvertrauen einen Knacks abbekommen haben, dann kann man diese Faktoren gezielt trainieren, aufbauen und stärken. Und um zu wissen, wie die Situation bei den einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist, und wo man wenn nötig ansetzen muss, dabei helfen die DNLA-Analysen Discovering Natural Abilities, insbesondere DNLA das ESK – Erfolgsprofil Soziale Kompetenz und DNLA MM – Management und Führung.

Konkretes Beispiel „4-Tage-Woche“ bei unserem Partner „whatchado“:

Unser Partner whatchado aus Österreich hat sich zur Aufgabe gemacht, als „Platform for Tomorrow´s Talents“ insbesondere jungen Menschen bei der beruflichen Orientierung zu helfen. Dies geschieht unter anderem auf Basis von innovativen Berufstests – und vor allem tausender Videostories – in denen Menschen aller Art von der Reinigungskraft bis zum österreichischen Bundespräsidenten Alexander Van der Bellen von sich und von ihrem Beruf erzählen: „Wie sieht mein Arbeitsalltag aus?“, „Was mag ich an meinem Job?“, „Was für Fähigkeiten und Fertigkeiten sind in dem Job gefragt?“, „Was würdest du deinem eigenen 14-jährigen Ich raten?“

Mit solchen Fragen bekommt man schnell und unterhaltsam ein gutes Bild davon, wie bestimmte Berufsfelder aussehen – und entdeckt so vielleicht auch Berufe für sich, von denen man zuvor noch nicht einmal gehört hat.

Schon von Beginn der Corona-Pandemie an profitierte das Unternehmen von seiner vollständig vernetzten Arbeitsweise – trotz eines herausfordernden Marktes. Denn die positiven Erfahrungen mit Home Office, remote work und arbeiten in agilen Projektteams und eben auch mit einer reduzierten Arbeitszeit bei gleichem Lohn führten dazu, dass die 4-Tage-Woche vor gut einem Jahr für alle Mitarbeitenden als Regelmodell eingeführt wurde.

Diese „New Work“ gibt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Freiheiten und Gestaltungsspielräume – und diese nutzen sie konstruktiv und positiv für sich und für ihr Unternehmen.

Wie das Fazit nach über einem Jahr 4-Tage-Woche aussieht, dazu haben wir Vincent Amadeus Christa von whatchado befragt. Er ist Head of Marketing des Unternehmens und war so nett, uns ein paar Fragen zu beantworten:

Vincent Amadeus Christa, Head of Marketing bei „whatchado“ über die Erfahrungen im Unternehmen mit der 4-Tage-Woche bei whatchado:

DNLA: Vincent, weniger lange arbeiten – bei gleicher Produktivität und gleichem Lohn. Was glaubst du, woran liegt es, dass diese erst mal ja widersinnig scheinende Gleichung aufgeht? Schließlich ist es ja nicht so, dass die Kolleginnen und Kollegen bisher zusammengenommen einen Tag in der Woche nur „verquatscht“ haben und jetzt einfach konzentrierter arbeiten, oder?

VAC: Hier profitieren wir eindeutig von unserer intensiven Vernetzung, dem cloud-basierten Arbeiten und unserem freundschaftlichen Team Spirit – bei whatchado ziehen wir alle an einem Strang und arbeiten gleichzeitig sehr effizient und eigenverantwortlich. Da wir bereits lange vor COVID-19 nach Wunsch aus dem Home Office arbeiten durften, könnte man also sagen, dass wir ideale Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung der 4-Tage-Woche mitgebracht haben.

Welche Rahmenbedingungen müssen gegeben sein, damit die 4-Tage-Woche funktioniert? War es für euch von Vorteil, dass ihr mit neuen Arbeitsformen, agilem Arbeiten und remote work schon gute Erfahrungen gemacht habt?

VAC: Für uns sind die sogenannten „neuen Arbeitsformen“ eigentlich gar nicht mehr wirklich neu, denn wir arbeiten seit der Gründung des Unternehmens vor über zehn Jahren cloud-basiert zusammen. Diesbezüglich haben wir also definitiv einen großen Vorsprung aufgebaut, der besonders zu Beginn der COVID-19 Pandemie zum Tragen kam. Wo andere Unternehmen mühsam über Wochen neue Strukturen schaffen mussten, konnten wir von Tag eins aus dem Lockdown wie gewohnt weiterarbeiten. Trotzdem würde ich sagen, dass es vor allem ein starkes Team braucht, in dem man sich aufeinander verlassen kann. Außerdem ist es essentiell, dass die internen Strukturen passen und die nötigen Tools zur effizienten und unkomplizierten Zusammenarbeit bereit stehen.

Lief bei euch alles von Anfang an ganz rund oder mussten sich einige Dinge erst einspielen?

VAC: Bei uns lief alles glatt – selbst unsere Unternehmenskunden*innen in den Bereichen HR & Recruiting lobten uns für unseren Mut, mit der Einführung einer 4-Tage-Woche gewohnte Strukturen aufzubrechen und Neues zu wagen. Beinahe wöchentlich gehen bei whatchado nun Interview-Anfragen ein, welche wir so manches Mal bereits ausschlagen mussten – denn so viel übrige Zeit für dergleichen bleibt in 32 Stunden Arbeitszeit pro Woche dann tatsächlich nicht mehr. Hier muss man dann wirklich priorisieren.

In manchen Studien wurde berichtet, dass gerade die Führungskräfte in den Unternehmen, die die 4 Tage Woche eingeführt haben, mehr Stress bekamen. War das bei euch auch so?

VAC: Auch auf die Gefahr hin, dass dies abgedroschen klingt: Wir sind stolz auf unsere flachen Hierarchien und weder bei mir noch den anderen Team Leads habe ich mehr Stress wahrgenommen.

Wie sind deine eigenen Erfahrungen? Wie nutzt du persönlich die hinzugewonnene Zeit?

VAC: Ich verbringe mehr Zeit mit Familie und Freunden*innen und treibe wieder häufiger Sport. Außerdem bleibt mir nun mehr Zeit, das reiche kulturelle Angebot in Wien zu nutzen.

Habt ihr nun, nach über einem Jahr, noch in einigen Punkten nachjustiert oder praktiziert ihr das Modell „4-Tage-Woche“ mehr oder weniger genau so wie zu Anfang?

VAC: Tatsächlich haben wir Ende 2022 den Montag als fixen Office-Präsenz-Tag für uns alle bestimmt, um den persönlichen zwischenmenschlichen Kontakt untereinander aufrechtzuerhalten.

Die 4-Tage-Woche wird ja auch als ein Faktor im Zusammenhang mit Arbeitgeberattraktivität diskutiert. Konntet ihr schon feststellen, dass das für interessante Kandidat*innen, die sich bei euch beworben haben, ein relevantes Thema war?

VAC:  Hier verschaffte uns die 4-Tage-Woche einen enormen Boost, gerade auch bei den eingehenden Initiativbewerbungen. Vor der Veröffentlichung neuer Stellenangebote müssen wir uns nun intern absprechen, um die enorme Zahl eingehender Bewerbungen sach- und zeitgerecht bearbeiten zu können. Interessant ist dabei auch, dass sich viele Menschen bei uns melden, die für die jeweils ausgeschriebenen Stellen eigentlich überqualifiziert wären. Im kurzen Austausch wird dann klar, wie sehr sich viele Beschäftigte wünschen, mehr Zeit für das zu haben, was ihnen wichtig ist. Das ist ihre “Top Priority“. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels und der geringen Zahl an Bewerbern*innen im Markt bin ich überzeugt, dass die 4-Tage-Woche schon sehr bald kein Exotendasein mehr fristet, sondern ein völlig etabliertes Arbeitszeitmodell darstellen wird.

Vielen Dank für diese spannenden Einblicke.
Und das bringt uns zum Schluss und zu unserem letzten Thema heute:

Die richtige Arbeitsumgebung und die Wahl des Arbeitsplatzes: Welche Faktoren sind Bewerbern besonders wichtig?

Was ist Bewerberinnen und Bewerbern wichtig, damit sie sich einem Unternehmen anschließen? Und wie kann man wechselseitige Loyalität und emotionale Bindung gegenüber den eigenen Aufgaben und dem Arbeitgeber erreichen? (Bindung stärken: „Loyal Leadership“, ein Erfolgsfaktor gegen Personalmangel und Fluktuation„). Wie „tickt“ hier insbesondere die junge Generation Z? (siehe „Sind Sie fit für die Generation Z? Ein DNLA-Test für Führungskräfte„)

Neue Arbeitsformen, Flexibilisierung und eine stärkere Orientierung an den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, den Menschen und ihren Bedürfnissen sind Faktoren, die Unternehmen im „War for Talents“ einen echten Vorteil verschaffen können. Das zeigen viele Studien (Global Talent Trends 2022: So kann sich dein Unternehmen im War for Talents durchsetzen),.

Auch das Arbeitsmarkt-Barometer von whatchado beschäftigt sich mit der Frage, welche Faktoren bei Jobwahl und Jobwechsel eine Rolle spielen. Hier zeigt sich, dass – neben den Kernfaktoren „Arbeitsinhalte“ (Art der Arbeit) und „angemessene Bezahlung“ auch zunehmend das Klima im Unternehmen und neue, flexiblere Arbeitsformen eine Rolle spielen. Gerade für gut qualifizierte Fachkräfte können sie im heutigen Arbeitnehmermarkt den Unterschied ausmachen. Also – packen wirs an und gestalten wir gemeinsam die Arbeitswelt von morgen!