19.08.2025
Den akuten Fachkräftemangel spüren immer mehr Handwerksbetriebe in Deutschland. Laut Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) sind aktuell rund 250.000 Stellen und über 20.000 Ausbildungsplätze unbesetzt. Deshalb müssen Betriebe neue Strategien entwickeln, um effizientere Prozesse zu schaffen und gleichzeitig den eigenen Personalbedarf zu decken. Eine gezielte Digitalisierung des eigenen Betriebs bietet die Chance, dass beides gleichzeitig gelingt.
Digitalisierung, KI und ...Handwerksbetriebe?
- noch dazu ganz "klassische" wie Bäckereien oder Installateure? Wie soll das denn gehen? Was auf den ersten Blick aus grundverschiedenen Welten zu kommen scheint, passt auf den zweiten Blick perfekt zusammen. Das Potenzial von Digitalisierung und KI für Handwerksunternehmen ist riesig. Fachkräftemangel, aber auch steigende Energie- und Personalkosten zwingen gerade Handwerksbetriebe dazu, sich mit der sinnvollen Nutzung von KI-gestützten Systemen zu befassen.
Die Palettte der Anwendungen, die schon regelmäßig im ganz normalen Arbeitsalltag auch in kleineren Handwerksunternehmen genutzt werden, ist heute schon erstaunlich groß. Recruiting, Angebotserstellung, Kundenkontakt - all diese Dinge werden neu gestaltet. Hier einige Beispiele:
- Bereits heute ist KI in vielen Handwerksbetrieben fester Bestandteil der Büroarbeit - etwa bei Angeboten oder der Baustellendokumentation.
- Künstliche Intelligenz für Handwerksbetriebe kann bei der Finanz- und Ressourcenplanung unterstützen. Intelligente Programme lesen Rechnungen und Belege automatisch ein. Die Zahlen landen direkt in der Buchhaltungssoftware, was Fehler vermeidet. Mit einem Klick entstehen übersichtliche Grafiken zu Umsatz, Kosten und Liquidität.
- Außerdem können leicht Auffälligkeiten in den Finanzdaten erkannt werden, etwa wenn Ausgaben unerwartet steigen oder Kunden zu spät zahlen.
- Die KI ist auch prädestiniert, um Prognosen für die Zukunft zu berechnen. Zukünftige Entwicklungen lassen sich so oft besser abschätzen, und dadurch Investitionen - beispielsweise in neue Maschinen - besser planen.
- Doch nicht nur im Büro, auch Auch in der Kommunikation auf Baustellen kann sie helfen: "Es gibt Programme, da kann man reinsprechen, und die KI übersetzt es fachlich richtig in all die Sprachen auf der Baustelle."
"Ich kann zwar schon jetzt jede Maschine aus der Industrie kaufen. Die ist aber oft so komplex, dass ich sie gar nicht bedienen kann." Durch Künstliche Intelligenz verändere sich das aber nun. "Jetzt gibt es Maschinen, beispielsweise im Tischlerhandwerk, mit denen kann ich reden. Dann interagiert die Maschine mit mir. Ich kann also praktisch fast jeden an die Maschine stellen." - Oft setzen Chatbots Handwerksbetriebe auch schon Chatbots als virtuelle Assistenten ein. Diese beantworten Kundenanfragen schnell und ohne Wartezeit. Ein KI-Chatbot arbeitet rund um die Uhr, auch wenn die menschlichen Mitarbeitenden schlafen. Die KI wird dazu an den Daten des betreffenden Handwerksunternehmens trainiert (die "Intelligenz" der künstlichen Intelligenz ist also das gesammelte und gespeicherte Fach- und Erfahrungswissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Betrieb - das so dem Betrieb auch erhalten bleibt und nicht einfach verloren geht, wenn, zum Beispiel, ein erfahrener, langjähriger Mitarbeiter in den Ruhestand geht). Ein Jahr lang lief die KI im Hintergrund mit, um aus den gesammelten Daten zu lernen. Inzwischen kann sie vieles selbstständig erledigen. Die KI stellt Fragen, gibt Auskunft, berät Kunden - und klingt dabei erstaunlich echt. Sogar Angebote, etwa für den Einbau einer neuen Wärmepumpe, kann sie erstellen. "Die meisten Angebote werden zwischen 20 und 23 Uhr gemacht", erklärt Firmeninhaber Schunk. Dann, wenn die meisten Angestellten Feierabend haben und sich um Dinge wie Angebote für eine neue Heizung kümmern können. Denn die KI kann rund um die Uhr arbeiten - auch an Feiertagen. Schon seit 2021 setzt der Installateur aus Neuwied am Rhein auf künstliche Intelligenz, vor allem in der Planung und im Büro. "Wenn man ein gutes Team hat, kann man gemeinsam mit der KI so etwa das Zehnfache machen", sagt Schunk. - nur der Einbau einer Heizung oder Wärmepumpe ist noch nicht automatisiert. "Handwerk bleibt immer Handwerk", sagt der Handwerksmeister. "Echte Menschen werden wir immer brauchen."
Und diese Menschen müssen engagiert und motivert sein und gut zusammen arbeiten - auch mit "Kollege Computer", mit den AI-gestützten Assistenten.
Auch die Kunden müssen sich vielleicht erst mal an KI-gesteuerte Dialoge gewöhnen und damit "warm werden".
Dass das alles kein Selbstläufer wird, ist auch klar. Wir schauen also im nächsten Schritt darauf, wie das Potenzial, das in der Digitalisierung und in der Nutzung von KI für Handwerksunternehmen steckt, auch tatsächlich genutzt werden kann und wie die Integration von KI-Anwendungen im Betrieb gelingt.
Hürden, Schritte, Lösungen
Einführung von KI im Unternehmen: So gelingt die Zusammenarbeit von Mensch und Maschine
Im nächsten Schritt erläutern wir daher, was bei der Einführung von KI-Lösungen beachtet werden muss und wie es gelingt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Betrieb einzubinden, ihre Bedenken und Anliegen Ernst zu nehmen und aus Skeptikern begeisterte Nutzer der neuen Technologien und Möglichkeiten zu machen.
Wichtige Schritte bei der Einführung und erfolgreichen Nutzung von KI-gestützten Lösungen im Unternehmen.
Die folgenden Punkte sind wertvolle Praxistipps für dir erfolgreiche Einführung und dauerhafte Nutzung von KI-gestützten Lösungen im eigenen (Handwerks-)unternehmen.
1. Chancen erkennen: Leuchtturmprojekte erzeugen Vertrauen
Ein erfolgreich durchgeführtes Pilotprojekt schafft Vertrauen in der Belegschaft, es erzeugt Begeisterung, es hilt, Ängste abzubauen und macht neugierig auf weitere Anwendungen und Möglichkeiten. Zudem ist jedes erfolgreich durchgeführte KI-Pilotprojekt ein "Leuchtturm" - und es macht den Nutzen der neuen Technologien konkret erlebbar und greifbar.
2. Die richtigen Pilotprojekte auswählen: Der erste Schritt ist immer der Wichtigste
Natürlich muss solch ein Pilotprojekt mit Sorgfalt und Bedacht ausgewählt werden, damit die gerade aufgeführten Effekte auch wirklich voll eintreten.
Bei der Auswahl von KI-Pilotprojekten sollten Sie auf drei zentrale Kriterien achten:
- Überschaubare Komplexität: Als Pilotprojekt sollten Prozesse gewählt werden, die klar definiert und gut dokumentiert sind. Der KI-gestützte Kundenservice eignet sich beispielsweise in vielen Unternehmen ideal als Startpunkt, da hier die Aufgaben klar umrissen sind.
- Messbarer Nutzen: Die Projektziele müssen durch KPIs wie Zeitersparnis, Kosteneinsparung oder Qualitätsverbesserung messbar sein. Ein Beispiel: Bei der Einführung von KI in der E-Mail-Klassifizierung lässt sich die Verbesserung der Bearbeitungszeit direkt messen.
- Schnelle Umsetzbarkeit: Das Projekt sollte innerhalb von 3-6 Monaten realisierbar sein. Längere Projektlaufzeiten erhöhen das Risiko und verzögern wichtige Lerneffekte.
3. Weiterbildung des bestehenden Teams: Damit es auch dauerhaft gut läuft.
Niemand möchte im Betrieb eine KI haben, die eine Art "Black Box" ist und bei deren Empfehlungen niemand genau nachvollziehen kann, wie sie zustande gekommen sind. Je besser die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die spezifische Technologie verstehen, die in ihrem Unternehmen genutzt wird, desto besser und zielgerichteter können sie sie nutzen. In Sachen KI-Weiterbildung können
- Technische Grundlagen: KI-Konzepte, Datenanalyse, maschinelles Lernen
- Projektmanagement: Agile Methoden, KI-spezifische Entwicklungsprozesse
- und Domänenwissen: Branchenspezifische KI-Anwendungen und Best Practices
helfen, die neuen Technologien zu verstehen und sinnvoll und verantwortungsvoll zu nutzen.
4. Mitarbeiter einbinden und motivieren: Betroffene zu Beteiligten machen
5. Erfolgreiche Kommunikation der KI-Einführung: Einbeziehung, Austausch und Feedback
- Workshops: Praxisnahe Schulungen zum Umgang mit KI-Tools
- Mentoring: Erfahrene Mitarbeiter unterstützen als KI-Mentoren
- Feedback: Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen zur KI-Nutzung
- Erfolge: Sichtbarmachen von positiven Ergebnissen durch KI
Natürlich ist solch eine KI-Einführung ein tiefgreifender Veränderungsprozess. Und wie bei allen tiefgreifenden Veränderungsprozessen, ist es klug, Redundanzen, Fehler und Rückschläge einzuplanen.
6. Rückschläge einplanen: Fehlerkultur
Eine offene Fehlerkultur beim Lernen mit KI-Systemen ist entscheidend. Die Integration von KI-Mitarbeitern gelingt besser, wenn Mitarbeiter ohne Angst vor negativen Konsequenzen experimentieren können.
Man sieht: Wie bei allen Change-Prozessen kommt es auch hier auf eine vernünftige Vorbereitung, Begleitung und Umsetzung an.
Und darauf, aus einem Change-Prozess Lehren zu ziehen und diese dann mitzunehmen in den nächsten vergleichbaren Prozess.
So geht´s: Das Praxisbeispiel ELBS - Eichsfelder Leckortungs und Bautrocknungsservice
Das Unternehmen ELBS - ein klassischer, kleiner Handwerksbetrieb aus Thüringen, hat vor einigen Jahren die Weichen neu gestellt. Um selbst mehr Zeit für die junge Familie zu haben, beschloss der Firmeninhaber Rocco Funke, die Zusammenarbeit im Unternehmen ganz neu zu organisieren. Über einen langen Zeitraum wurden folgende Dinge getestet und erfolgreich eingeführt:
- Eine echte 4-Tage-Woche wurde eingeführt - mit entsprechend geringerer Wochenarbeitszeit.
- Dazu wurden viele Prozesse - zum Beispiel die Auftragsvergabe, Dokumentation, Abrechnung - komplett neu geregelt und konsequent digitalisiert.
- Die Buchhaltung beispielsweise erfolgt nicht mehr vor Ort, sondern, sondern durch eine Mitarbeiterin, die remote arbeitet.
Auch dieser Weg war nicht einfach. Auch wenn man heute auf eine absolute Erfolgsgescchichte zurückblickt, gab es natürlich Rückschläge, Gewöhnungsbedarf, ja sogar Anfeindungen von außen. Aber es hat sich gelohnt, diesen Weg zu gehen: "20% weniger Arbeitszeit, 50% mehr Umsatz und 100% mehr Spaß!" ...so kann man das Erreichte heute ganz kurz und knapp zusammenfassen.
Wer mehr über das Projekt erfahren möchte, der findet hier weiteres Material dazu.
Themensammlung:
- ELBS als Beleg für die geschilderten Prozesse
- Veränderungsprozesse müssen begleitet werden
- Recruiting, Angebotserstellung, Kundenkontakt - all diese Dinge werden neu gestaltet.
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Gemeinsam zum erfolgreichen Projekt
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